KI in Microsoft 365 dort, wo Ihr Team arbeitet
KI in Microsoft 365 nutzt am meisten dort, wo Ihr Team ohnehin schon arbeitet: direkt in Word, Excel, Outlook und Teams. Wir bereiten Ihre Microsoft-365-Umgebung sicher vor — Berechtigungen, Datenhygiene, Lizenzfragen — und führen KI-Funktionen so ein, dass der Nutzen messbar wird und Vertrauliches vertraulich bleibt.
Ein kurzer Überblick reicht. Wir melden uns werktags innerhalb von 24 Stunden.
KI ist in Minuten aktiviert, die Umgebung selten bereit
KI in Microsoft 365 heißt: Microsoft 365 Copilot arbeitet direkt in Word, Excel, Outlook und Teams und greift dabei nur auf die Dateien und Nachrichten zu, die der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Das Einschalten dauert Minuten. Die Arbeit liegt davor und danach: in Berechtigungen, in den Datenbeständen der Ablagen und in den Erwartungen der Nutzer.
Berechtigungen aus vielen Jahren
KI durchsucht, was Nutzer sehen dürfen — und in vielen Umgebungen dürfen Nutzer seit Jahren zu viel sehen. Fehlt die Berechtigungs-Hygiene, macht der Assistent vergessene Altbestände auffindbar: Gehaltslisten, Verträge, Vorstandsunterlagen. Das Problem besteht seit Jahren; der Assistent macht es akut, weil eine einzige Frage liefert, was früher eine aufwändige Suche durch die Ablagen erforderte.
Veraltete und doppelte Inhalte
Der Assistent unterscheidet nicht zwischen gültiger Richtlinie und Entwurf von 2019. Wer den Datenbestand nicht ordnet, bekommt selbstbewusste Antworten aus veralteten Quellen — ein Qualitätsrisiko, das Vertrauen schneller zerstört als jeder Ausfall. Und er fällt oft erst auf, wenn die falsche Zahl bereits im Angebot oder im Bericht steht.
Lizenzkosten vor dem Nutzenbeleg
Pauschal-Rollouts an alle Mitarbeitenden klingen entschlossen, rechnen sich aber selten. Erst der Anwendungsfall-Bezug zeigt, wer wirklich profitiert — und macht die Verlängerungsrunde zur belegbaren Rechenaufgabe. Wer je Rolle weiß, was die Funktionen einsparen, verhandelt Lizenzen aus einer Position der Stärke.
Was wir für sichere KI im Microsoft-Alltag übernehmen
Von der technischen Bestandsaufnahme bis zur messbaren Nutzung — wir übernehmen die Bausteine, die über Erfolg oder teure Enttäuschung entscheiden.
Readiness-Check der Umgebung
Berechtigungen, Freigaben, externe Zugriffe, Datenbestände: Wir prüfen, was ein KI-Assistent in Ihrer Umgebung sehen würde — und schließen die Lücken, bevor ein Mitarbeiter den Assistenten nach dem Gehalt der Geschäftsführung fragt und eine Antwort bekommt.
Datenhygiene nur dort, wo der Assistent liest
Gültiges muss von Veraltetem unterscheidbar werden. Wir etablieren handhabbare Regeln für Ablagen, Archivierung und Kennzeichnung — begrenzt auf die SharePoint- und Teams-Bereiche, die der Assistent tatsächlich liest. Diese Eingrenzung hält den Aufwand überschaubar und beschleunigt den Start.
Pilotgruppen & Lizenzentscheidung
Mit gezieltem Einstieg: ausgewählte Rollen mit konkreten Anwendungsfällen, gemessene Zeitersparnis, dann die Lizenz- und Ausbau-Entscheidung auf Zahlenbasis. Integration und Datenschutz sind dabei von Anfang an dokumentiert.
Arbeitsroutinen & Schulung
KI-Funktionen entfalten Nutzen erst in veränderten Routinen: Besprechungs-Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfe, Dokumenten-Suche. Wir schulen aufgabenbezogen und verankern die Handgriffe, die wirklich Zeit sparen. Erfahrungsgemäß entscheiden wenige Routinen über den Großteil des Nutzens — diese trainieren wir, bis sie selbstverständlich sind.
Von der vorbereiteten Umgebung zur täglichen Routine
Reihenfolge schlägt Tempo: Jeder Schritt schützt den nächsten — und jeder liefert ein eigenes verwertbares Ergebnis.
Umgebung prüfen
Berechtigungen, Freigaben und sensible Bestände werden systematisch gesichtet — mit Blick darauf, was KI-Funktionen davon erreichbar machen würden.
Absichern & aufräumen
Die kritischen Lücken werden geschlossen, Ablage-Regeln für die relevanten Bereiche etabliert — zuerst dort, wo der Assistent liest.
Pilotrollen auswählen
Welche Rollen haben die textlastigsten, wiederkehrenden Aufgaben? Dort starten Pilotgruppen mit definierten Anwendungsfällen und Messlatte.
Pilot & Messung
Die Gruppen arbeiten mit aktivierten KI-Funktionen im Alltag; Zeitersparnis, Qualität und Stolpersteine werden gemessen und belegt.
Rollout nach Beleg
Ausbau dorthin, wo der Nutzen belegt ist — mit Schulung, Ansprechpartnern und Monitoring. Die Umgebung bleibt unter Kontrolle, die Kosten unter Beobachtung.
Was KI im Microsoft-Alltag konkret abnimmt
Die unspektakulären Routinen bringen die verlässlichsten Gewinne — weil sie täglich anfallen und ihre Automatisierung sofort spürbar ist.
Zusammenfassung & Aufgaben aus Teams
Besprechungen enden mit fertiger Zusammenfassung, dokumentierten Entscheidungen und zugewiesener Aufgabenliste samt Terminen — niemand schreibt mehr nachts Protokolle, und Nicht-Teilnehmer sind in Minuten im Bild.
E-Mail-Entwürfe & Priorisierung
Antwortentwürfe im richtigen Ton, lange Verläufe als Kurzfassung, Wichtiges konsequent zuerst sortiert: Der Posteingang wird vom täglichen Zeitfresser zur kontrollierten, planbaren Routine — die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Suchen, Verstehen, Erstfassungen
Aus 'Wo steht das nochmal?' wird eine Frage in normaler Sprache; aus dem gefürchteten leeren Blatt ein brauchbarer, strukturierter Entwurf auf Basis vorhandener Unterlagen — mit nachvollziehbarem Quellenbezug zur Originaldatei.
Auswertung in Klartext
Trends, Ausreißer, Vergleichswerte und erste Prognose-Ansätze aus bereits vorhandenen Tabellen und Daten, formuliert in verständlichen Sätzen — Fachleute prüfen die Aussage und gewinnen die Stunden zurück, die sonst in Formeln stecken. Die Prognose bleibt eine Diskussionsgrundlage und macht die Abstimmung schneller sachlich.
Woran wir die Microsoft-365-Einführung ausrichten
Bewährte Prinzipien plus geltender Rechtsrahmen — übersetzt in Einstellungen, Verträge und Routinen Ihrer Umgebung.
Least-Privilege-Prinzip
Jeder sieht nur, was er für die Arbeit braucht — die Grundregel sicherer Umgebungen wird mit KI vom guten Vorsatz zur Pflicht, und wir setzen sie messbar um.
Datenklassen & Kennzeichnung
Öffentlich, intern, vertraulich, streng vertraulich: Eine schlanke Klassifizierung steuert, was KI-Funktionen nutzen dürfen — technisch durchgesetzt und damit verlässlich verankert.
DSGVO & Auftragsverarbeitung
Vertragslage, Datenstandorte und Löschkonzepte für KI-Funktionen gehören geprüft und dokumentiert; Orientierung geben u. a. BfDI und BSI.
EU AI Act
Auch Assistenz-Funktionen brauchen eine Risikoeinstufung und Transparenz gegenüber Nutzenden — wir verankern beides im Einführungsprozess von Anfang an.
Adoption vor Technik
Der Wert entsteht in veränderten Arbeitsroutinen. Deshalb behandeln wir Schulung, Vorbilder und Messung als Kernbestandteil — fest verankert von Beginn der Einführung an. Erst die Funktion, die das Team in seine Routine übernimmt, rechtfertigt ihre Lizenz; die Verankerung im Alltag entscheidet über den Gegenwert.
Wir setzen auf Ihren gewachsenen SharePoint- und Teams-Strukturen auf
Hybride Strukturen, gewachsene SharePoint- und Teams-Ablagen, unterschiedliche Reife je Abteilung: Wir setzen auf dem Stand auf, den Ihre Umgebung heute hat.
Was uns vom bloßen Aktivieren der Funktion unterscheidet
Viele schalten KI-Funktionen frei. Wenige sorgen dafür, dass sie sicher und messbar arbeiten.
Sicherheit zuerst, sichtbar dokumentiert
Wir aktivieren nichts, bevor das Risikobild steht und die kritischen Lücken geschlossen sind — mit einem Prüfpfad, den auch Ihr Datenschutzbeauftragter unterschreibt.
Belastbare Zahlen als Grundlage
Pilotgruppen liefern gemessene Zeitersparnis je Rolle. Die Ausbau-Entscheidung fällt im Zahlenwerk — auf eigener Datengrundlage, unabhängig vom Vertriebstermin des Lizenzhändlers.
Routinen vor Featurelisten
Wir schulen die wenigen Handgriffe, die im jeweiligen Job messbar Zeit sparen — fokussiert auf die Funktionen, die im Alltag haften bleiben.
Zusagen, an denen Sie uns ab dem ersten Tag messen
Dokumentierter Ausgangszustand, eine Messlatte vor dem Pilot und die vollständige Übergabe zum Abschluss — jede Zusage ist überprüfbar.
Dokumentierter Ausgangszustand
Vor jeder Änderung steht die Aufnahme: Wer sieht was, welche Einstellungen gelten, wo liegen Risiken. Jede Änderung ist nachvollziehbar — auch für Prüfungen.
Messlatte vor Pilotstart
Zeitersparnis, Qualität, Akzeptanz: Die Kriterien stehen, bevor die erste Lizenz aktiv wird. Berichtet wird gegen diese Latte, in Geschäftsführungs-Sprache.
Befähigung als Abschluss
IT, Datenschutz und Key-User übernehmen mit vollständiger Dokumentation. Unser Mandat endet mit Ihrer Selbstständigkeit. Folgeaufträge verdienen wir über neue Themen und vollständig übergebenes Wissen.
Welche Fragen hören wir häufiger?
Kurz beantwortet — die Details Ihrer Umgebung klären wir im Erstgespräch.
Wo fangen wir an, wenn wir KI in Microsoft 365 wollen?
Warum scheitern solche Einführungen trotz guter Werkzeuge?
Müssen wir vorher unsere ganze Ablage aufräumen?
Wie verhindern wir, dass Vertrauliches in Antworten auftaucht?
Pauschal-Lizenz für alle oder gezielter Einstieg?
Ersetzt der Assistent Mitarbeitende?
Was kostet die Einführung neben den Lizenzen?
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Wie kommt der Pilot in den dauerhaften Betrieb?
Welche Anwendungsfälle lohnen sich in M365 zuerst?
Wie gehen Sie mit Datenschutz und Betriebsrat um?
Brauchen wir zusätzlich eine eigene Wissensbasis oder reicht M365?
Was passiert mit Teams-Mitschnitten und Transkripten?
Funktioniert das auch in einer hybriden Umgebung mit Alt-Systemen?
Wie bleibt der Nutzen nach dem Rollout stabil?
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Bringen Sie KI sicher in Ihren Microsoft-Alltag.
Der erste Schritt ist ein Erstgespräch von 30–45 Minuten. Wir klären Ihre Ausgangslage, die wichtigsten Engpässe und ob CEx der richtige Partner ist. Wenn nicht, verweisen wir auf jemanden, der besser passt.
Erstgespräch anfragen →Welche Fragen klären wir vor Projektbeginn?
Microsoft-365-KI wirkt nur, wenn Berechtigungen, Datenqualität und Arbeitsweisen passen. Wir prüfen vorab, wo Copilot und ähnliche Funktionen echten Nutzen bringen und wo erst aufgeräumt werden muss.
Sind Berechtigungen sauber?
Wir prüfen, ob Dokumente, Teams und SharePoint-Bereiche richtig abgegrenzt sind, damit KI nicht zu viel sichtbar macht.
Welche Arbeitsabläufe profitieren zuerst?
Wir priorisieren Meetings, Dokumente, E-Mail, Recherche und Wissenssuche nach Nutzen und Umsetzbarkeit.
Wie wird Nutzung trainiert?
Wir übersetzen KI-Funktionen in konkrete Arbeitsroutinen, damit Teams nicht nur Funktionen kennen, sondern bessere Ergebnisse erzielen.
Wie messen wir den Nutzen?
Wir definieren einfache Messpunkte wie Suchzeit, Vorbereitungsaufwand, Dokumentationsqualität oder Antwortgeschwindigkeit.
Der wichtigste Teil passiert vor dem Rollout. Wenn Berechtigungen, Dokumentenpflege und Verantwortlichkeiten nicht stimmen, macht die neue Funktion alte Unordnung nur schneller sichtbar. Deshalb verbinden wir technische Vorbereitung mit konkreten Arbeitsroutinen: Welche Besprechung wird besser vorbereitet, welcher Bericht schneller erstellt, welche Suche verlässlicher beantwortet und wer prüft sensible Ergebnisse? So entsteht ein Startpunkt, der nicht an Funktionen hängt, sondern an besserer Zusammenarbeit. Das schützt vor Aktionismus und macht den Nutzen für Teams nachvollziehbar.
Prozesse, Architektur, Change.
Johannes Reusch und Hans-Helmut "Hannes" Scheel führen CEx gemeinsam. Beide begleiten Mandate mit ihrem Team persönlich. Senior- und Executive-Erfahrung für Ihr Projekt von Anfang bis Ende.
- Branchenübergreifend · vom Mittelstand bis zum Konzern
- Strukturiertes Vorgehen · nachvollziehbar und dokumentiert
- DACH-weit tätig